Audit Hệ Thống Quản Trị & Vận Hành — Nền Tảng Bị Bỏ Quên Của Doanh Nghiệp Nhỏ Việt Nam

Khi doanh thu không tăng, đừng vội đổ lỗi cho chiến thuật

Tại sao doanh thu không tăng trưởng, thậm chí sụt giảm sau một thời gian kinh doanh? Tại sao bộ máy vận hành ngày càng cồng kềnh nhưng lại thường xuyên xuất hiện điểm tắc nghẽn trong phối hợp công việc giữa các phòng ban, hay thậm chí giữa các vị trí trong cùng một phòng ban? Đây là lúc doanh nghiệp cần đến audit hệ thống quản trị và vận hành.

Với doanh nghiệp lớn, việc audit hệ thống quản trị và vận hành bao gồm cấu trúc tổ chức, quy trình, quy chuẩn là điều hiển nhiên và được thực hiện định kỳ. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam, hạng mục này dường như chưa bao giờ được đội ngũ lãnh đạo xếp vào danh sách ưu tiên thực sự quan trọng. Lý do có thể là thiếu nhận thức, hoặc đơn giản hơn là không tin rằng các vấn đề về tăng trưởng doanh thu hay thương hiệu lại bắt nguồn từ hệ thống vận hành nội bộ. Thay vào đó, họ thường quy về chiến thuật bán hàng chưa đủ mạnh, sản phẩm đã qua giai đoạn cao điểm trào lưu, hay chiến thuật truyền thông chưa bắt kịp xu hướng trên các nền tảng mạng xã hội.

Thực tế, có một hệ thống vận hành doanh nghiệp rõ ràng và rành mạch là điều rất ít doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam làm được bởi sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, và bởi tính kiêm nhiệm khi một người đảm nhận nhiều vị trí khác nhau. Một điều hiển nhiên là khi doanh nghiệp còn nhỏ, bộ máy vận hành không thể cồng kềnh và buộc phải kiêm nhiệm. Điều này không sai. Nhưng cần hiểu rõ: tính rõ ràng và rành mạch khác hoàn toàn với tính cồng kềnh. Một bộ máy gọn nhẹ hoàn toàn có thể được thiết kế minh bạch về phân công, phân quyền và quy trình.

Vì vậy, khi doanh thu không tăng trưởng, khi thương hiệu làm mãi vẫn không định hình được bất kỳ yếu tố nào trong tâm trí khách hàng, thứ cần xem lại không phải là các chiến thuật ngắn hạn, mà là các chiến lược dài hạn. Bởi vì dù chiến lược sản phẩm hay truyền thông có đúng đến đâu, nếu bộ máy bên trong không đủ năng lực thực thi do thiếu quy trình, thiếu phân công rõ ràng, thiếu cơ chế kiểm soát thì mọi chiến lược đều sẽ bị tiêu hao ngay tại khâu vận hành. Đó là lý do chiến lược quản trị và vận hành doanh nghiệp cần được xem là nền tảng tiên quyết.

Vậy audit quản trị và vận hành là kiểm tra cái gì, ở đâu, bằng cách nào? Thông thường, khi gặp các vấn đề như đã nêu, doanh nghiệp nhỏ chỉ nhìn vào đúng một khâu hay một bộ phận đang có biểu hiện bất thường. Cách xử lý phổ biến là triệu tập một cuộc họp, mổ xẻ các dấu hiệu bề mặt rồi tìm giải pháp tình thế mà thường không truy đến được nguyên nhân gốc rễ. Lý do không thể truy đến tận gốc, hoặc truy được nhưng không đủ, chính là vì chiến lược quản trị và vận hành chưa được xây dựng rõ ràng và mạch lạc ngay từ đầu.

Cụ thể, một cuộc audit quản trị & vận hành cần rà soát ít nhất các hạng mục sau:

• Quy trình làm việc: đã được chuẩn hóa thành SOP chưa, hay vẫn vận hành theo thói quen và kinh nghiệm cá nhân?

• Tiêu chí đánh giá và tiêu chuẩn vận hành: có được xây dựng và áp dụng nhất quán không, hay chỉ tồn tại trên giấy?

• Hệ thống đo lường và kiểm soát rủi ro: có đo đủ các chỉ số then chốt liên quan, hay chỉ theo dõi một vài con số quen thuộc trong khi bỏ qua những tín hiệu quan trọng khác?

• Cơ chế giám sát, kiểm tra, tuân thủ: có được thực thi nghiêm túc, hay còn lỏng lẻo và thiếu nhất quán?

• Khung quản trị nội bộ: có tồn tại hay không, và nếu có thì có thực sự vận hành được không?

Với doanh nghiệp nhỏ, hành động then chốt là nhận ra mình đang có vấn đề và xác định được rằng mình cần audit lại hệ thống quản trị và vận hành. Trong một nền kinh tế ngày càng mở, cơ hội để doanh nghiệp nhỏ tăng tốc và lớn lên không thiếu nhưng nắm bắt được những cơ hội đó bằng nội lực thực sự lại là câu chuyện của sự chuẩn bị âm thầm mà quyết liệt từ bên trong.

Audit không phải là thừa nhận thất bại đó là hành động của một doanh nghiệp đủ trưởng thành để nhìn thẳng vào bên trong trước khi tiếp tục bước ra ngoài.